Aqui na Ensaio nós entendemos que nossa produtividade é muito importante, porque nos propomos a atuar em várias frentes e iniciativas diferentes.

 

Um Business Designer aqui da Ensaio por exemplo, atua em projetos de inovação, design sprints e bootcamps, ao mesmo tempo que atua também em iniciativas internas, como melhoria de produtos, produção de conteúdo, pesquisas de mercado e muito mais. Com esse cenário em mente, nós entendemos que existiriam três cenários possíveis:

 

1 - Em um extremo, esse Business Designer iria trabalhar para entregar tudo isso e ficaria extremamente sobrecarregado e não teria uma boa qualidade de trabalho e de vida;

 

2 - No outro ele deixaria de fazer alguma coisa e, com isso, não atingiríamos os resultados tanto em projetos, quanto em iniciativas internas que estávamos buscando;

 

3 - E o sweet spot: conseguiríamos ter um sistema de produtividade que traria o equilíbrio entre uma relação saudável com o trabalho, ao mesmo tempo que nós, como time, conseguiríamos nos adaptar e atingir os resultados esperados.

 

Então, cerca de dois anos atrás começamos a ter uma iniciativa própria de produtividade para olhar com mais carinho para esse tema.

 

Importante falar que neste momento nós já não estávamos saindo do zero, já estávamos fazendo o gerenciamento das nossas iniciativas, projetos e OKRs de uma maneira ágil, utilizando o framework Scrum e também já tínhamos uma ferramenta para gerenciar todas as nossas tarefas.

 

O primeiro passo da então nova iniciativa de produtividade foi definir qual seria o nosso objetivo e logo vimos que "sermos produtivos" era muito subjetivo, precisávamos traduzir isso em métricas, definir o que iríamos medir, com qual propósito e definir também onde gostaríamos de chegar.

 

A primeira métrica para começar a entender melhor a nossa produtividade foi a quantidade de horas trabalhadas de cada ensaísta. Definimos que o nosso desejo era que cada um trabalhasse 35 horas semanais, porque entendemos que, para termos uma relação saudável, para ter um work-life balance adequado (que aliás é um tema que mais e mais tem ganhado espaço nas discussões sobre nossa relação com trabalho), desejamos que todos trabalhassem uma média de 7 horas por dia para ter um tempo de almoço maior, um tempo de descanso e porque não poder entrar um pouco mais tarde ou sair um pouco mais cedo.

 

A segunda métrica que definimos foi a relação entre tarefas planejadas para a sprint (que no nosso caso é semanal) e tarefas executadas, ou seja, essa métrica nos daria informações para entendermos se a pessoa está sendo assertiva no seu planejamento e também na execução de tudo o que foi planejado. 

 

Por último, ainda sentíamos falta de uma métrica que nos falasse mais de propósito, priorização, valor. Porque até agora poderíamos medir e entender se o ensaísta está trabalhando uma quantidade adequada de horas e se tem uma boa relação entre tarefas planejadas e executadas, ou seja, nos daria uma visão bem operacional de produtividade. Mas o que nos diria em um nível mais tático se estamos progredindo em direção aos nossos objetivos, o que nos diria se, de fato, estávamos conseguindo entregar valor como a própria metodologia ágil pede?

 

Depois de quebrar um pouco a cabeça, pensamos em metrificar os nossos sprint goals - e aqui vale um contexto para quem não conhece: No Scrum existem as sprints, que são períodos de tempo nos quais os times executam o que planejaram para que consigam ter ao menos uma entrega de valor para seus clientes e toda sprint tem um sprint goal, ou traduzindo, um objetivo ou meta da sprint.

 

Aqui na Ensaio, cada sprint temos diferentes sprints goals para nossos projetos, iniciativas e OKRs, então fez muito sentido medirmos a nossa produtividade também pelo atingimento ou não dos objetivos setados para cada sprint.

 

Logo chegamos à equação do que chamamos de nota de produtividade: Métrica de horas trabalhadas, da quantidade de tarefas realizadas versus as estimadas e também do atingimento dos objetivos da sprint. Decidimos ainda que, mais do que trabalhar a quantidade exata de horas e executar todas as tarefas que foram planejadas, seria mais importante atingirmos os nossos objetivos, por isso definimos um peso maior para a entrega de valor, em comparação com as outras.

 

A partir do momento que começamos a medir essas métricas, começamos a entender qual era o nosso nível em termos de produtividade e a partir disso pudemos tomar ações coerentes para melhorar.

 

Olhando tanto em um âmbito coletivo, quanto individual, isto é, tem uma grande diferença de constatar que o time inteiro da Ensaio está abaixo em termos de uma métrica e quando apenas uma pessoa está abaixo.

 

Um exemplo legal de trazer aqui é quando vimos que a nossa métrica de tarefas executadas vs planejadas estava abaixo para o time inteiro e que isso estava puxando para baixo a métrica de valor - e é claro, se as pessoas não estão realizando as tarefas, logo a entrega de valor fica comprometida. 

 

E bem aqui entra um ponto interessante, na Ensaio somos adeptos da Teoria das restrições, que diz que nossa cadeia será tão produtiva quando o nosso maior gargalo. Então ao invés de ficar pensando em melhor o que já está bom, focamos em melhorar o que está nos limitando, que neste caso era a dificuldade em priorizar tarefas. 

 

Por exemplo: se nós só conseguimos diagramar um e-book por mês (que nesse caso é o maior gargalo) não adianta a gente escrever 5, pq de qualquer forma nossa produção será sempre de 1 por mês. Deu pra entender?

Entendemos que os ensaístas não estavam conseguindo priorizar a tarefa ideal para executar e isso estava trazendo uma consequência que no final da nossa sprint, deixamos de fazer tarefas que não poderíamos deixar.

 

Isso nos trouxe um insight de repensar a forma como estávamos planejando e classificando as tarefas. O resultado foi um aumento de mais de 5% de todo o time na entrega de valor.

 

E aqui vale também destacar dois pontos importantes:

 

1 - Se não tivéssemos definido e medindo essas métricas, não teríamos ideia do que precisava ser melhorado e digo com toda certeza, que gastaríamos tempo em alguma coisa que não iria nos trazer resultados ou que poderia até prejudicar nossa produtividade;

 

2 - Você pode estar se perguntando, nossa mas 5% de ganho de valor é muito? Entendo que algumas pessoas podem achar que sim, outras que nem tento, mas existe um conceito muito interessante de ganhos marginais, que foca em fazer pequenas mudanças nos processos, que, uma vez somados, têm um impacto significativo na execução total. Então pense que essa mudança que demoramos menos de um mês entre medir, entender, ter as ideias, prototipar a solução e implementar. Estamos falando de um processo que se repetido nos outros meses do ano, mês a mês melhorando 5%,  poderia gerar um aumento total de 60%.

 

Ahh e acho que ficou claro nesse exemplo que comentei mas gostamos de pensar que aqui na Ensaio nós conseguimos misturar vários frameworks, metodologias, conceitos e teorias para ter ótimos resultados. 

 

Enfim, como tudo o que gera saltos de qualidade: não é mágica, não tem bala de prata.

 

Busque referências, defina suas fontes e monte métodos que se encaixem no seu contexto e jogue com os dados!

 

Se você tiver alguma dúvida ou estiver precisando de algum norte, fique à vontade em chamar a gente pra bater um papo.