Como um Bootcamp definiu as Estratégias Anuais da Roche.

Case escrito por Fabio Iori, designer da Ensaio:

No final de 2019, embarcamos em mais um desafio de um de nossos clientes, a Roche. Durante a Reunião de Alinhamento Estratégico, um evento anual que envolve todos os times de vendas da empresa no Brasil, nos reunimos com um grupo diverso para encontrarmos oportunidades para um produto consolidado, comprovado e um dos seus mais antigos.

Dentro desse contexto, como poderíamos encontrar caminhos que fariam sentido para o produto e para a equipe?

Para conseguirmos, juntos, desenhar soluções assertivas para problemas reais, rodamos um Bootcamp Incompany com eles, durante dois dias imersivos. Como em todos os nossos projetos, seguimos o conceito do Learn By Doing, um método desenvolvido pelo MIT em que aprendemos enquanto executamos, ou seja, pitadas teóricas com muita mão na massa!

No primeiro dia, contextualizamos o time de aproximadamente 20 pessoas sobre inovação. O que é, o que come, onde vive? Explanamos os principais conceitos e tiramos as principais dúvidas, para que todos saíssem alinhados dessa primeira sessão. Para isso, levamos explicações do Design Thinking, mindset, modelos de inovação, VUCA, empatia e um conteúdo preparado especialmente para o contexto da equipe, com foco no mercado farmacêutico. Seguimos com a divisão dos grupos e com a Entrevista com CNPs (como nós podemos…).

Essa dinâmica é importante para trabalharmos a empatia, ao ouvirmos a experiência de colegas, e também para nos colocarmos em um espaço mental de resolução de problemas de forma colaborativa, já que o CNP ataca o “como”, que nos leva à ação, o “nós”, que coloca o desafio sob uma ótica de grupo, e o “podemos”, que o transforma em algo factível e positivo.

Cada integrante discorre sobre a sua experiência sobre determinado desafio enquanto o restante do grupo anota suas observações e insights (em silêncio!) em post-its no formato CNP. Essa é uma dinâmica importante para trabalharmos a empatia e aquecermos os motores, principalmente porque nos coloca em um espaço mental de procurar soluções instigantes (como), colaborativas (nós) e factíveis (podemos).

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Design Thinking

O Design Thinking é um modo de pensar. Não é algo novo, o que muda é o seu contexto de aplicação. A ideia central é pegar os preceitos que designers (gráficos, de produto, de interfaces…) utilizam, como empatia, colaboração e prototipagem, e aplicá-los em ambientes como o de negócios.

Mindset

Não se assuste com a palavra em inglês - e, muitas vezes, utilizada de forma errada - mindset é, literalmente, mentalidade. No Design, é referente ao modo de pensamento do time, que deve estar aberto a colaboração, fracassos, aprendizado constante e empatia.

Modelos de inovação

De acordo com Tim Brown, o pai do Design Thinking, existem 4 modelos de inovação: Extensão (nova oferta para cliente existente); Gestão incremental (oferta existente para cliente existente); Adaptação (oferta existente para novos usuários) e Disrupção (nova oferta para novos usuários).

VUCA

O VUCA (ou VICA, em português) é um acrônimo que resume o nosso mundo atual. Dessa forma, vivemos em um mundo Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo, no qual as mudanças e os avanços ocorrem uma velocidade que desmantela muitos conceitos.

Empatia

No Design, a empatia é um dos ingredientes-chave. Para desenvolvermos soluções que atendam necessidades reais, precisamos, na medida do possível, nos colocar no lugar do usuário/cliente, a fim de entender as suas dores e, subsequentemente, as oportunidades de negócio.

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Com todos esses CNPs anotados, cada grupo juntou as suas anotações, fixando-as nas paredes e prosseguiu para a categorização, ou seja, a junção de observações e insights semelhantes dentro de um tema maior. Essa etapa nos ajuda a encontrar mapas de calor e, claro, organizar as dezenas e dezenas de post-its. Com as categorias formadas, cada integrante recebeu três adesivos coloridos para votar nos seus CNPs favoritos do grupo (mais uma vez, em silêncio!). Após a votação, os post-its mais votados são separados do resto e priorizados para que o grupo defina qual desafio vai atacar.

Com os desafios definidos, começamos a focar no seu entendimento. Como a RAE é um encontro voltado aos times de vendas, os CNPs foram voltados para essa área. A grande oportunidade que permeou todos os grupos foi como poderíamos injetar novas experiências e renovar o processo de vendas de um produto farmacêutico consolidado no mercado há anos, logo, que gerava baixo interesse nos materiais pelos médicos quando recebiam os vendedores. Para tanto, cada grupo construiu a Jornada do Usuário, de acordo com o desafio.

A Jornada é importante para continuarmos o trabalho da empatia e para ganharmos uma visão mais ampla do passo a passo de algo que ainda não entendemos por completo. Dessa forma, é muito mais fácil encontrarmos pontos de atrito e dores - logo, oportunidades! Em seguida, os grupos definiram os seus pontos de vista, que é a forma como o desafio inicial foi redefinido, e compartilharam com todos. Sim, depois de algumas etapas de entendimento, é natural ganharmos a visão de que o problema é, de fato, algo diferente!

Depois de uma merecida pausa para o almoço, voltamos para prosseguir com o processo. Chegamos na nossa etapa de ideação! Depois de uma breve apresentação teórica, começamos as dinâmicas: Brainwalk e Crazy 8s. Para a primeira, todos ficaram de pé e, enquanto andavam pela sala (em silêncio, claro, mas com trilha sonora), anotavam em post-its possíveis soluções para o desafio proposto. Para a segunda, voltamos às cadeiras e lançamos o desafio para que cada integrante desenhasse uma ideia por minuto, durante 8 minutos. Alguns se desesperam, mas essa é a ideia: "enxugar" até as ideias mais absurdas de cada um! Essa etapa da ideação é feita sem muitos filtros, ou seja, encorajamos que mesmo todas as ideias sejam descritas, sem julgamento.

Ao final, mais uma sessão de votação e priorização, para então desenharmos o fluxo do usuário dentro dessa primeira versão da nossa solução - nada ainda em alta fidelidade, seguimos com a descrição de cada passo em post-its. A única orientação foi a concisão, já que cada integrante tinha cerca de 1 minuto para compartilhar o seu fluxo do usuário com o resto do grupo. Adivinhe? Mais uma sessão de votação e priorização. Para os fluxos, os integrantes poderiam votar em um inteiro ou em partes específicas - é normal que fluxos acabem sendo o resultado de vários distintos, um Frankenstein, no melhor dos sentidos!

Após um coffee break, para que todos pudessem respirar e acalmar os ânimos, construímos os Storyboards: um “passo a passo” visual que deixa claro o que cada grupo deve fazer para tirar as suas soluções do papel. O que é necessário fazer? Com quem devemos falar? Aqui, orientamos o detalhamento e o cuidado para não criar nada novo! As etapas anteriores já cumpriram esse papel. Cada grupo designou um “artista”, que foi o responsável pelo desenho de cada etapa do Storyboard - sem pressão!

Com o compartilhamento dos Storyboards com todos, os grupos já estavam muito mais confortáveis com quais caminhos deveriam seguir para a próxima etapa: a hora de prototipar! Como cada grupo abordou um desafio distinto, a construção do protótipo foi, também, por caminhos diferentes - desde soluções digitais até experiências físicas inovadoras. E, claro, a exploração de formatos diferentes é encorajada, pois não existe uma bala de prata que funcione para tudo e para todos!

Encerramos o nosso primeiro dia com os protótipos bem guardados para apresentá-los no segundo dia - um pouco de antecipação é sempre bem-vindo. Logo de manhã, após o café e o warm-up, levamos conteúdo teórico sobre o Scrum seguido de prática. O Scrum é uma metodologia criada por Jeff Sutherland e Ken Schwaber, focada na otimização dos processos e do gerenciamento de projetos complexos com objetivos definidos. Por conta dos rituais, papéis e responsabilidades de cada um, artefatos e definições bem estruturadas que vêm com a metodologia, julgamos importante levá-la para dar aquela força aos grupos para tirarem os seus protótipos do papel e direto para o mundo real.

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Rituais: reuniões com a equipe para que todos fiquem alinhados com as tarefas e os seus andamentos

Sprint Planning: reunião na qual o Product Owner determina e esclarece quais itens serão executadas na Sprint, enquanto o Time e o Scrum Master determinam quantas atividades serão capazes de realizar.

Daily: reunião diária com a equipe para visão geral do progresso em um curto espaço de tempo.

Retrospectiva: reunião para identificar pós e contras, o que pode ser melhorado, continuado ou cessado para a otimização da metodologia pela equipe.

Review: reunião ao final de cada Sprint na qual o Time demonstra o que foi alcançado.

Papéis e Responsabilidades da equipe

Product Owner: é o líder do processo, responsável por trazer as necessidades do cliente, por definir os itens do Product Backlog e priorizá-los no Sprint Backlog, manter uma visão clara do projeto ao time e pelo sucesso como um todo - ufa!

Scrum Master: responsável pela organização do processo, garantindo que tudo esteja em conformidade com as práticas do Scrum. É um guardião, que facilita e remove impedimentos que a equipe enfrenta para aquilo que se foi propôs a cumprir.

Time: equipe multidisciplinar que trabalha de forma colaborativa a fim de cumprir as tarefas do Sprint Backlog.

Artefatos: representam o trabalho ou o valor para mais visibilidade do time

Product Backlog: lista de tarefas priorizadas a serem executadas. É definido pelo Product Owner, e é o centro de estrategia do projeto.

Sprint Backlog: o Product Owner prioriza os itens, de acordo com importância, do Product Backlog, comunicando a equipe.

Sprint: espaço de tempo no qual as tarefas priorizadas devem ser executadas (recomendado não passar de 1 mês).

Definições

Pronto: define o que deve estar preparado para que a tarefa comece a rodar.

Feito: de forma bem definida, determina o entregável para que a tarefa seja considerada concluída.

Burndown chart: controla o tempo e o progresso das tarefas durante a Sprint. O que não é passível de conclusão, é cortado.

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Com tudo explanado, cada grupo estruturou as suas soluções dentro do Scrum utilizando o Scrum Canvas, uma ferramenta que torna a metodologia mais visual e acessível. Com cada grupo munido do seu Canvas, reservamos um tempo para que preenchessem os campos de acordo com o que desenvolveram, e que ainda precisam desenvolver, durante o primeiro dia do Bootcamp. Mais do que um exercício, o Scrum Canvas tem um papel estratégico em deixar mais tangíveis os pilares do Scrum, para que o grupo ganhe uma visão clara dos estado atual e dos próximos passos de cada protótipo.

Para fechar com chave de ouro esses dois dias intensos, os grupos apresentaram para todos as soluções nas quais chegaram, tocando nos pontos relevantes pelos quais passamos durante o Bootcamp e como chegaram em algo que ataca de forma assertiva um problema real. De forma bem visual, cada grupo explanou como navegou nas etapas do processo, trazendo muito do material produzido para enriquecer a apresentação, como os CNPs, as ideias do processo de ideação e os Storyboards. Como não poderia faltar, os protótipos desenvolvidos também foram apresentados de forma didática e dinâmica, com sketches, jornadas e desenhos de processos.

Como sempre, deixamos o time com um arsenal de referências bibliográficas e videográficas, para que tenham a autonomia de se aprofundar nos conceitos apresentados ao longo dos dois dias. De forma semelhante, deixamos agendados os nossos acompanhamentos pós-Bootcamp, que são checkpoints remotos com cada grupo para acompanharmos o andamento de cada protótipo, tirar dúvidas do processo e de papéis e responsabilidades e mitigar impedimentos e desafios - tudo para nos certificarmos de que todos estão caminhando da melhor forma possível!

Quanto ao time da Ensaio, saímos mais uma vez energizados com as possibilidades do Design em resolver problemas complexos e distintos. Como em todo Bootcamp e Projeto de Inovação, também aprendemos muito com o cliente, que nos traz novas visões, experiências e conhecimentos - como todo bom processo colaborativo!