Sim, eu gosto do trabalho presencial. Quando possível, vou ao escritório da Ensaio interagir com o pessoal e ajudar na execução de alguns projetos de conteúdo e planejamentos trimestrais. A questão é que as restrições impostas pela COVID-19 não mudaram minha rotina, apenas adiantaram algumas ideias que já estávamos para colocar em prática.
Organização é tudo.
Essa é a base de um trabalho bem executado, não importa de onde seja concebido.
Vamos à prática
O time de conteúdo da Ensaio consegue operar de forma 100% distribuída há 2 anos. O primeiro passo para que isso acontecer por aqui é o fato de que temos um framework de trabalho voltado a metodologias ágeis e ao scrum na nossa essência. Do planejamento de produtos e estratégias de comunicação, realizado com base em OKRs trimestrais, à definição de roadmaps (trilhas que guiam as sprints semanais de cada área). Atenção: o roadmap é de extrema importânica para a descrição do caminho que cada estratégia deve seguir para ser executada, assim cada colaborador, inclusive os recém-chegados, estejam em sintonia e consigam executar as táticas, que são acompanhadas e iteradas pelos rituais do scrum:
Sprint Planning
Aqui, cada sprint tem a duração de 2 semanas. Toda sexta-feira o líder se reúne com sua área para analisar o progresso que temos em relação a nossos objetivos e, assim, definir exatamente todas as tarefas e contabilizar as horas que teremos na sprint a ser seguida. Cada tarefa deve contar com título, descrição, definição de done, status, data de realização, tempo de execução, prioridade e vertical a ser atendida. Neste texto, a Jéssica, Lead de Design da Ensaio, te dá dicas para uma boa Sprint Planning
Retrospectiva
Momento em que analisamos a sprint passada como um todo, entendemos o que deu certo e podemos melhorar; e o que deu certo e continuamos a fazer.
Daily
Reunião diária de 15-30 minutos em que todo o time de growth se atualiza em relação às tarefas já executadas e as que ainda serão realizadas após o fim do encontro; além de servir como atualização, é um momento de levantar a mão compartilhar bloqueios e inseguranças com o líder em relação às tarefas a serem executadas.
Review
Aqui, utilizamos uma hora da nossa semana para que uma pessoa do setor apresente alguma tarefa executada para que o restante do time faça avaliações e sugestões. Exemplo: Em uma semana, posso levar uma Landing Page para captação de leads e apresento para o time, que, em silêncio anotam suas percepções. Nós utilizamos o conceito do Parking Lot. Separamos o review em 4 quadrantes essenciais: funcionou bem, precisa mudar, questões não respondidas e novas ideias. Após a apresentação, cada membro da equipe apresenta seus pontos e o owner da ideia trabalha em cima delas.
OKR Meeting
Funciona de forma bastante semelhante à review, mas desta vez, envolvendo todo o time da Ensaio, com uma duração de 1 hora e 30 minutos, buscamos analisar com profundidade, o progresso de 1 ou 2 OKRs. O owner deste OKR apresenta o que estamos fazendo para alcançar o objetivo e o quais os bloqueios que estão impedido que os KRS cheguem a 100% de expansão. Em silêncio, cada um dos colaboradores anota suas sugestões, para depois compartilhar com todo o grupo.
Dessa forma, conseguimos manter organização, integração entre os times, escalabilidade do trabalho a ser executado, além de valorizar aprendizados e iterar diante do progresso antes de algo dar errado e ser tarde demais para qualquer alteração. Também temos em nossa rotina, a realização e concepção de experimentos com base em hipóteses absurdas. Esse processo eu posso explicar a vocês em outra oportunidade.
Tá, mas como executar isso?
Hora de virar a tela do celular pra baixo e colocar a colaboração em prática. Para manter os rituais em andamento, realizar processos de ideação, braisntorming, gerir tarefas, acompanhar progressos e analisar dados, utilizamos algumas ferramentas:
Mural: uma ferramenta sensacional construída especificamente para colaboração remota. Usamos bastante na realização de planejamentos, roteiros e storyboards de conteúdos, brainstormings, processos de ideação (inclusive em projetos, com nossos clientes) e reviews. Em breve, vamos disponibilizar materiais e ferramentas para que te ajudar e mostrar, passo a passo, como fazemos isso.
Monday: um sistema operacional de trabalho que apresenta tantas possibilidades, que eu nem me sinto à vontade para defini-lo. Por aqui, usamos para organizar de tudo. Desde o calendário de férias de cada colaborador até o progresso de OKRs e a execução de cada tarefa das sprints. Uma pasta para cada área, com vários boards referentes a roadmaps que guiam nossas táticas e conjuntos de elementos que guiam nossas sprints.
Slack: ferramenta de comunicação interna que utilizamos na Ensaio. Criamos canais para cada uma das áreas, além de outros para assuntos específicos, como o "People and Education" em que compartilhamos com todos, dicas de cursos, eventos e palestras. Apresenta opções de integração com diversas outras plataformas, como o próprio Monday e o Autopilot, que utilizamos para nos alertar quando um lead cai em uma certa etapa do funil, por exemplo.
Google Calendar + Hangouts: esses acho que são mais conhecidos da galera. Utilizamos praticamente para organizar nossas calls e reuniões. Tudo o que estiver com agendamento de horário definido vai para o Calendar, que gera um link direto para a realização da ligação pelo Hangouts.
Zoom: outra ferramenta de ligação conhecida, utilizamos bastante para a gravação do Prototipando, nosso podcast. Com uma mecânica rápida e de qualidade para captação de aúdio e vídeo pré-edição, conseguimos enviar o link da reunião para que os entrevistados acessem de onde quiserem, sem a necessidade da presença física.
Minha experiência com a rotina de trabalho distribuída é muito positiva. Acreditamos que esse sucesso de organização do time, muito percebido internamente e também por nossos clientes, deva ser compartilhado com todo o público da Ensaio Lab. Por isso, estamos preparando conteúdos ainda mais profundos para tocar em pontos específicos dessa organização e de como colocá-la em prática.
Espero que esses processos compartilhados aqui sirvam de ajuda para driblarmos esses desafio e nos reinventarmos diante de novos cenários voláteis e contextos únicos que ainda estão por vir.
Fiquem ligados!
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