© 2020 por Ensaio.

Como o time de Growth da Ensaio opera de forma 100% distribuída



À medida que a Epidemia de COVID-19 foi se espalhando pelo planeta a ponto de se tornar uma Pandemia e, finalmente, chegar ao Brasil com força, líderes e gestores estavam (pelo menos deveriam) se preparando para distribuir seus times para que, na medida do possível, continuassem seus trabalhos de forma remota.


O mundo VUCA em que vivemos clama por agilidade na tomada de decisões a curto prazo em contextos que nos exigem rapidez na mudança de direção e priorização.


O Brasil já era o 3º país em termos de aceleração de crescimento do Home Office, esse cenário que vivemos atualmente só foi um empurrãozinho que algumas empresas precisavam para se adaptar.


A adoção desse modelo de trabalho não consiste simplesmente em contratar uma pessoa de longe que não pode se mudar para a planta da sua empresa. Trata-se de uma série de arranjos e métodos que devem ir de encontro à cultura da empresa, mas que muitas lideranças, amarradas a um conceito de trabalho desatualizado, se recusam a entender. Agora mais do que nunca, essa realidade passa a ser imposta aos que querem continuar navegando.


"Ah, mas não dá pra colaborar nem fazer brainstorming"


Dá sim. Explico:



Primeiro, sobre cultura



Essa foi uma adaptação que, felizmente, não tivemos que passar na rotina interna da Ensaio. Em uma empresa que opera o Ágil em sua essência, o trabalho remoto já era uma realidade, principalmente na área de Conteúdo que já era 100% distribuído. Vou contar a vocês como fazemos isso.


Na Ensaio, prezamos pela independência de cada colaborador na realização de suas tarefas. Isso não quer dizer que não há integração, muito pelo contrário. Todos sabem o que todos estão fazendo, a diferença é que o foco não está nos prazos de entrega e no resultado final, mas sim nos processos e aprendizados ao longo da execução. Eu não vou te falar sobre disciplina e rotina pessoal. Acredito que já entenda a importância e a particularidade desses aspectos em qualquer modelo de trabalho.


A percepção errônea de que eu estou longe do trabalho é uma das barreiras construídas pelo conceito que deve ser quebrado. Eu vou te explicar mais pra frente como fazemos isso, mas cada um dos colaboradores tem responsabilidade por seus objetivos, que são construídos em conjunto com toda a equipe.


Na prática, qual é a diferença do meu trabalho executado em casa, num café ou qualquer um lugar com uma boa internet, para aquele em que as pessoas sentam em uma mesa, colocam seus fones de ouvido "noise-cancelling" e só interagem na hora do cafézinho?



Sim, eu gosto do trabalho presencial. Quando possível, vou ao escritório da Ensaio interagir com o pessoal e ajudar na execução de alguns projetos de conteúdo e planejamentos trimestrais. A questão é que as restrições impostas pela COVID-19, não mudaram minha rotina, apenas adiantaram algumas ideias que já estávamos para colocar em prática (mas isso você vai entender melhor daqui a algumas semanas 😉).


Organização é tudo.


Essa é a base de um trabalho bem executado, não importa de onde seja concebido.



Vamos à prática



O time de growth da Ensaio consegue operar de forma 100% distribuída há 2 anos. O primeiro passo para que isso acontecer por aqui é o fato de que temos um framework de trabalho voltado a metodologias ágeis e ao scrum na nossa essência. Do planejamento de produtos e estratégias de comunicação, realizado com base em OKRs trimestrais, à definição de roadmaps (trilhas que guiam as sprints semanais de cada área). Atenção: o roadmap é de extrema importânica para a descrição do caminho que cada estratégia deve seguir para ser executada, assim cada colaborador, inclusive os recém-chegados, estejam em sintonia e consigam executar as táticas, que são acompanhadas e iteradas pelos rituais do scrum:


  • Sprint Planning

Aqui, cada sprint tem a duração de 2 semanas. Toda sexta-feira o líder se reúne com sua área para analisar o progresso que temos em relação a nossos objetivos e, assim, definir exatamente todas as tarefas e contabilizar as horas que teremos na sprint a ser seguida. Cada tarefa deve contar com título, descrição, definição de done, status, data de realização, tempo de execução, prioridade e vertical a ser atendida. Neste texto, a Jéssica, Lead de Design da Ensaio, te dá dicas para uma boa Sprint Planning


  • Retrospectiva

Momento em que analisamos a sprint passada como um todo, entendemos o que deu certo e podemos melhorar; e o que deu certo e continuamos a fazer.


  • Daily

Reunião diária de 15-30 minutos em que todo o time de growth se atualiza em relação às tarefas já executadas e as que ainda serão realizadas após o fim do encontro; além de servir como atualização, é um momento de levantar a mão compartilhar bloqueios e inseguranças com o líder em relação às tarefas a serem executadas.


  • Review

Aqui, utilizamos uma hora da nossa semana para que uma pessoa do setor apresente alguma tarefa executada para que o restante do time faça avaliações e sugestões. Exemplo: Em uma semana, posso levar uma Landing Page para captação de leads e apresento para o time, que, em silêncio anotam suas percepções. Nós utilizamos o conceito do Parking Lot. Separamos o review em 4 quadrantes essenciais: funcionou bem, precisa mudar, questões não respondidas e novas ideias. Após a apresentação, cada membro da equipe apresenta seus pontos e o owner da ideia trabalha em cima delas.



  • OKR Meeting

Funciona de forma bastante semelhante à review, mas desta vez, envolvendo todo o time da Ensaio, com uma duração de 1 hora e 30 minutos, buscamos analisar com profundidade, o progresso de 1 ou 2 OKRs. O owner deste OKR apresenta o que estamos fazendo para alcançar o objetivo e o quais os bloqueios que estão impedido que os KRS cheguem a 100% de expansão. Em silêncio, cada um dos colaboradores anota suas sugestões, para depois compartilhar com todo o grupo.


Dessa forma, conseguimos manter organização, integração entre os times, escalabilidade do trabalho a ser executado, além de valorizar aprendizados e iterar diante do progresso antes de algo dar errado e ser tarde demais para qualquer alteração. Também temos em nossa rotina, a realização e concepção de experimentos com base em hipóteses absurdas. Esse processo eu posso explicar a vocês em outra oportunidade.



Tá, mas como executar isso?



Hora de virar a tela do celular pra baixo e colocar a colaboração em prática. Para manter os rituais em andamento, realizar processos de ideação, braisntorming, gerir tarefas, acompanhar progressos e analisar dados, utilizamos algumas ferramentas:


Mural: uma ferramenta sensacional construída especificamente para colaboração remota. Usamos bastante na realização de planejamentos, roteiros e storyboards de conteúdos, brainstormings, processos de ideação (inclusive em projetos, com nossos clientes) e reviews. Em breve, vamos disponibilizar materiais e ferramentas para que te ajudar e mostrar, passo a passo, como fazemos isso.



Monday: um sistema operacional de trabalho que apresenta tantas possibilidades, que eu nem me sinto à vontade para defini-lo. Por aqui, usamos para organizar de tudo. Desde o calendário de férias de cada colaborador até o progresso de OKRs e a execução de cada tarefa das sprints. Uma pasta para cada área, com vários boards referentes a roadmaps que guiam nossas táticas e conjuntos de elementos que guiam nossas sprints.



Slack: ferramenta de comunicação interna que utilizamos na Ensaio. Criamos canais para cada uma das áreas, além de outros para assuntos específicos, como o "People and Education" em que compartilhamos com todos, dicas de cursos, eventos e palestras. Apresenta opções de integração com diversas outras plataformas, como o próprio Monday e o Autopilot, que utilizamos para nos alertar quando um lead cai em uma certa etapa do funil, por exemplo.



Google Calendar + Hangouts: esses acho que são mais conhecidos da galera. Utilizamos praticamente para organizar nossas calls e reuniões. Tudo o que estiver com agendamento de horário definido vai para o Calendar, que gera um link direto para a realização da ligação pelo Hangouts.




Zoom: outra ferramenta de ligação conhecida, utilizamos bastante para a gravação do Prototipando, nosso podcast. Com uma mecânica rápida e de qualidade para captação de aúdio e vídeo pré-edição, conseguimos enviar o link da reunião para que os entrevistados acessem de onde quiserem, sem a necessidade da presença física.


Minha experiência com a rotina de trabalho distribuída é muito positiva. Acreditamos que esse sucesso de organização do time, muito percebido internamente e também por nossos clientes, deva ser compartilhado com todo o público da Ensaio Lab. Por isso, estamos preparando conteúdos ainda mais profundos para tocar em pontos específicos dessa organização e de como colocá-la em prática.


Espero que esses processos compartilhados aqui sirvam de ajuda para driblarmos esses desafio e nos reinventarmos diante de novos cenários voláteis e contextos únicos que ainda estão por vir.


Fiquem ligados!


___


Gostou desse artigo?

Inscreva-se na nossa News (sem spam) e receba mais conteúdos como esse.


26 visualizações